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Telefonie, die zu Ihrer IT passt

In vielen Unternehmen steht die Telefonanlage noch im Serverraum – ein Kasten, den vor Jahren jemand eingerichtet hat, der heute nicht mehr im Haus ist. Sie läuft, aber niemand fasst sie gern an. Änderungen dauern, Homeoffice war nicht vorgesehen, und Ersatzteile gibt es auch nicht mehr ewig.

Es gibt zwei Wege da heraus: telefonieren direkt über Microsoft Teams oder eine Cloud-Telefonanlage. Beide brauchen keine Hardware bei Ihnen, beide funktionieren unabhängig davon, wo Ihre Mitarbeiter sitzen. Welcher der richtige ist, hängt davon ab, wie Sie telefonieren.

Telefonieren über Microsoft Teams

Wenn Ihr Unternehmen ohnehin mit Teams arbeitet, ist es naheliegend, dort auch zu telefonieren – nicht nur intern, sondern mit richtigen Rufnummern nach außen.

Für Ihre Mitarbeiter heißt das: eine Anwendung statt zwei. Kein separates Telefonprogramm, keine zweite Kontaktliste, keine Frage, ob der Kollege jetzt über Teams oder über die Nebenstelle erreichbar ist. Der Anruf landet auf dem Rechner, dem Handy oder dem Tischtelefon – je nachdem, wo derjenige gerade arbeitet.

Das ist die sauberste Lösung, wenn Ihre Anforderungen an die Rufverteilung überschaubar sind: Durchwahlen, Weiterleitungen, eine Vertretungsregel. Für viele Büros reicht das vollkommen aus.

Cloud-Telefonanlage – wenn es mehr können muss

Sobald Anrufe strukturiert verteilt werden müssen, stößt Teams allein an Grenzen. Dann setzen wir eine Cloud-Telefonanlage ein, die sich an Teams anbinden lässt – Ihre Mitarbeiter telefonieren weiterhin in Teams, im Hintergrund arbeitet eine vollwertige Anlage.

Sinnvoll ist das, wenn Sie Dinge brauchen wie:

Warteschleifen und Rufgruppen, in denen mehrere Personen ein Gespräch annehmen können.
Ansagen und Auswahlmenüs – „für den Vertrieb die Eins".
Zeitgesteuerte Regeln, die außerhalb der Öffnungszeiten automatisch anders verteilen.
Statistiken, wie viele Anrufe angenommen wurden und wie viele nicht.
Anbindung an Ihre Software, damit beim Klingeln der Kundendatensatz aufgeht.
Gesprächsaufzeichnung, wo sie zulässig und erforderlich ist.

Beides schließt sich nicht aus. Der Unterschied liegt darin, wie viel Steuerung Sie brauchen – und das klären wir vorher, statt Ihnen die größere Lösung zu verkaufen.

Was noch an Ihrer Telefonanlage hängt

Das ist der Punkt, an dem Umstellungen am häufigsten holpern. An einer gewachsenen Anlage hängen fast immer Dinge, an die im Projekt zunächst niemand denkt:

die Türsprechstelle und der Türöffner
das Faxgerät, das ein Kunde oder eine Behörde noch verlangt
die Alarmanlage, die im Ernstfall eine Nummer wählt
der Aufzugsnotruf
das EC-Terminal an der Kasse
DECT-Telefone in Lager, Werkstatt oder Praxis

Für jedes davon gibt es eine Lösung, aber sie muss vorher geklärt werden. Deshalb nehmen wir zu Beginn auf, was tatsächlich an der Anlage hängt – nicht nur die Arbeitsplätze.

Ihre Rufnummern bleiben Ihre Rufnummern

Sie behalten Ihren Nummernblock. Die Nummern werden zum neuen Anbieter portiert, Ihre Durchwahlen bleiben, Briefpapier und Visitenkarten bleiben gültig.

Portierungen brauchen allerdings Vorlauf und einen festen Termin, den der abgebende Anbieter mitträgt. Das ist der Teil eines Telefonieprojekts, der sich nicht beschleunigen lässt – wir planen ihn deshalb früh ein und stellen den Rest darauf ab.

Ohne stabile Leitung keine gute Telefonie

Sobald Sie über das Internet telefonieren, hängt die Sprachqualität an Ihrer Anbindung. Das ist der Grund, warum manche Unternehmen schlechte Erfahrungen mit VoIP gemacht haben – meist lag es nicht an der Telefonie, sondern am Netz dahinter.

Wir sehen uns deshalb an, ob Ihre Leitung trägt, sorgen dafür, dass Sprache im Netzwerk Vorrang vor Downloads und Sicherungen bekommt, und besprechen, was bei einem Ausfall passieren soll. Dass Anrufe dann automatisch auf Mobiltelefone gehen, lässt sich einrichten – man muss nur vorher daran denken.

Diese Netzwerkfragen sind derselbe Bereich, in dem wir auch Ihre IT-Sicherheit planen. Ein Vorteil, wenn beides in einer Hand liegt: Sprachqualität und Netzsegmentierung sind dieselbe Baustelle.

Providerwahl und Kosten

Wir sind an keinen Anbieter gebunden. Welcher Provider für Sie sinnvoll ist, hängt von Ihrem Telefonieverhalten ab – wie viele Nebenstellen, wie viele gleichzeitige Gespräche, wie viel ins Ausland, wie viel aufs Handy.

Genau diese Zahlen sehen wir uns an, bevor wir eine Empfehlung aussprechen. Bei bestehenden Verträgen lohnt sich der Blick fast immer: Telefonieverträge werden selten überprüft, und Tarife, die vor fünf Jahren gut waren, sind es heute meist nicht mehr. Wenn Sie ein Angebot vorliegen haben, prüfen wir es im Angebotscheck.

So läuft eine Umstellung ab

Bestandsaufnahme. Was steht heute im Serverraum, was hängt daran, wie wird telefoniert, welche Verträge laufen wie lange.
Konzept. Teams allein oder Cloud-Anlage dahinter, welche Rufverteilung, welche Endgeräte, welcher Provider.
Aufbau. Wir richten die neue Umgebung parallel ein und testen sie, während Sie noch über die alte Anlage telefonieren.
Portierung. Die Nummern wechseln zum vereinbarten Termin. Für den Tag selbst planen wir Zeit ein und sind erreichbar.
Einweisung. Kurz und praktisch – wie nehme ich an, wie verbinde ich weiter, wie richte ich meine Vertretung ein.
Betrieb. Änderungen wie neue Mitarbeiter oder geänderte Rufregeln übernehmen wir auf Wunsch dauerhaft, als Teil unserer Managed Services.

Häufige Fragen

Reicht Microsoft Teams allein als Telefonanlage?

Für viele Büros ja – wenn Durchwahlen, Weiterleitungen und Vertretungsregeln genügen. Sobald Sie Warteschleifen, Auswahlmenüs, zeitgesteuerte Regeln oder Auswertungen brauchen, ist eine Cloud-Telefonanlage hinter Teams die bessere Wahl. Was Sie brauchen, klären wir vorher.

Können wir unsere Rufnummern behalten?

Ja. Die Nummern werden portiert, Ihre Durchwahlen bleiben erhalten. Planen Sie dafür Vorlauf ein – der Termin wird mit dem bisherigen Anbieter abgestimmt und lässt sich nicht kurzfristig verschieben.

Brauchen wir noch Tischtelefone?

Nicht zwingend. Viele arbeiten nur noch mit Headset am Rechner. In Empfang, Lager, Werkstatt oder Praxis sind Tisch- oder DECT-Telefone aber weiterhin sinnvoll. Beides lässt sich mischen.

Was passiert, wenn das Internet ausfällt?

Ohne Vorbereitung: nichts Gutes. Mit Vorbereitung lassen sich Anrufe automatisch auf Mobiltelefone umleiten oder über eine zweite Leitung führen. Das gehört in die Planung, nicht in den Ernstfall.

Was wird aus unserem Fax und der Türsprechstelle?

Dafür gibt es Lösungen – vom Fax als Mail bis zu Adaptern für analoge Geräte. Wichtig ist nur, dass diese Geräte vor der Umstellung erfasst werden. Sie sind der häufigste Grund, warum ein Telefonieprojekt am Ende doch klemmt.

Ist unsere alte Anlage sofort weg?

Nein. Wir bauen die neue Umgebung parallel auf und testen sie, während Sie normal weitertelefonieren. Erst zur Portierung wird umgeschaltet.

Wie telefonieren Sie heute?

Ob Ihre Anlage in die Jahre gekommen ist oder Sie einfach wissen wollen, ob es günstiger und einfacher geht – in einer kostenlosen Erstberatung sehen wir uns Ihre Situation an.

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